Process

PP3.2, R0, January 2023

Fiziki Altyapı Yönetimi

PROCESS COORDINATOR:
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES:
GOAL OF PROCESS:
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
Ofis ortamı
Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım
İnsan kaynakları
EBYS
KAYSİS ve Yasal Mevzuat
Activities

F3.2.11 Taşınmaz Edinimi (Yapım ve Büyük Bakım Onarım)

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
UDOS, EKAP, Bilgisayar ve Fiziki Ortam
Tracking Criterion:

F3.2.12 Taşınmaz Edinimi (Kamulaştırma)

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
UDOS, Bilgisayar ve Fiziki Ortam
Tracking Criterion:

F3.2.13 Taşınmaz Envanter İşlemleri

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
FR 3.11.2_04 Kabul Tutanağı Formu
UDOS, Bilgisayar
Tracking Criterion:

F3.2.14 Taşınmazların Kiralanması

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
FR 3.02.1_15 Kiraya Verilen Yere Ait Yer Teslim Etme Tutanağı
UDOS
Tracking Criterion:

F3.2.15 Taşınmaz İrtifak Hakkı Tesisi İşlemleri

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
UDOS
Tracking Criterion:

F3.2.16 Taşınmazın Kira ile Tutulması

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
FR 3.02.1_14 Kiralık İşletmeler Denetim Formu
UDOS, Bilgisayar
Tracking Criterion:

F3.2.17 Taşınmaz Demirbaş Bakım-onarım işlemleri

Goal of the Activity: Taşınmazlarda ihtiyaç duyulan bakım/onarım ve periyodik bakımların yapılmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Tüm Eğitim Birimleri
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Onarım talebinin alınması / Periyodik bakım ihtiyacı
  • Talebin değerlendirilmesi ve sınıflandırılması
  • Gerektiiğinde ilgili makam/makamlardan olur alınması
  • İlgili branşta bakım onarım ekibinin görevlendirilmesi
  • Bakım-Onarım işlemi için inceleme yapılması, ihtiyacın belirlenmesi
  • Kurum imkanları ile yapılabilen bakım onarımın yapılması
  • Arızaya müdahale eden ekibin kullandığı malzemeyi ve yaptığı işi kaydetmesi, arşivlemesi
  • Yapılamayan, büyük bakım onarım gerektiren arızaların Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına yazı ile bildirilmesi 
  • Bakım onarım hizmeti/malzeme satın alma işlemlerinin yapılması
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
UDOS
Arıza Takip Sistemi
Tracking Criterion:

F3.2.18 Makine/cihaz işletme ve bakım planlarının hazırlanması ve uygulanması

Goal of the Activity: Bina makine ve teçhizat işletme ve bakımlarının kontrollü yapılmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Uygulama ve Araştırma Merkezleri, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Tüm Eğitim Birimleri, Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, REKTÖRLÜK, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Genel Sekreterlik, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Basımevi Müdürlüğü, Afet ve Acil Durum Yönetimi Merkezi
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • ·         Makine ve teçhizatın işletme ve bakım planının yapılması
  • ·         Planın onaylanması
  • ·         Makine ve teçhizatın işletme ve bakım görevlendirmelerinin yapılması
  • ·         Makine ve teçhizatın işletme görevlilerinin rutin faaliyetlerini gerçekleştirmesi
  • ·         Bakımdan sorumlu görevlilerin bakım ihtiyaçlarını belirlemesi
  • ·         Gerekiyorsa bakım hizmeti/malzeme satın alma işlemlerinin yapılması
  •       Kullanılan cihaz/ekipmanın bakım ve onarımının yapılması için Deney Sorumlusu tarafından PL 3.2.18-001 Cihaz Bakım Planı ve Takip Çizelgesi hazırlanır ve uygulanır.
  • 3.2.18.2           Bakımların takibi Laboratuvar Sorumlusu ve/veya görevlendirdikleri kişiler tarafından PL LKYS 3.2.18-001 Cihaz Bakım Planı ve Takip Çizelgesi ile sağlanır.

    3.2.18.3           Bakım işlemleri, FR 3.2.18-002 Cihaz Bakım/Kontrol Formu ile kayıt altına alınır.

    3.2.18.4           Cihazlar ve Referans malzemeler çarpma, yere düşme, hatalı kullanım, aşırı yüklenme ve benzeri olumsuzluklara maruz kaldığında ve ölçüm sonuçlarından şüphe edildiğinde cihaz/ekipman FR 3.2.18-003 Arıza Bildirim Formu ile kayıt altına alınır.

    3.2.18.5           Arızalı cihazın kullanımı durdurulur ve kullanımının engellenmesi amacıyla kırmızı renk ile ‘’HİZMET DIŞIDIR’’ etiketi ile işaretlenerek hizmet dışı bırakılır.

    3.2.18.6           Arızanın giderilmesi için kullanıcı tarafından bakımı yapılır, sonuç alınamaz ise onarım için servis hizmeti alınır. Durum hakkında Laboratuvar Koordinatörü bilgilendirilir. Kullanım dışı bırakılan cihaz/ekipmanla daha önce yapılan tüm deneyler gözden geçirilir ve PR LKYS 009 Uygun Olmayan Deneyin Kontrolü Prosedürü uygulanır.

    3.2.18.7   "Cihazlar arıza durumunda servise ve/veya bakım için ithalatçı firmaya

    gönderildiğinde, (cihaz laboratuvarın kontrolü dışına çıktığında)

    FR 3.2.18-004 Cihaz/Referans Malzeme Girdi Çıktı Takip Formunda belirtilen evrak,

    aksesuar ve fonksiyon testleri kontrol edilerek gönderilir."

Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
TA LKYS 002 Olfaktometre Kullanım ve Bakım Talimatı
TA LKYS 003 Portatif Kompresör Ünitesi Kullanım ve Bakım Talimatı
TA LKYS 003 Numune Alma Çantası Kullanım ve Bakım Talimatı
TA LKYS 004 Karbondioksit Ölçer Kullanım ve Bakım Talimatı
TA LKYS 005 Sıcaklık ve Bağıl Nem Ölçer Kullanım ve Bakım Talimatı
TA LKYS 006 Ultrasonik Temizleyici Kullanım ve Bakım Talimatı
TA LKYS 007 Ozon Jeneratörü Kullanım ve Bakım Talimatı
FR 3.2.18-001 Cihaz/Referans Malzeme Tanıtım Kartı
FR 3.2.18-002 Cihaz Bakım/Kontrol Formu
FR 3.2.18-003 Arıza Bildirim Formu
FR 3.2.18-004 Cihaz/Referans Malzeme Girdi Çıktı Takip Formu
LS LKYS 3.2.18-001 Cihaz/Referans Malzeme Listesi
PL LKYS 3.2.18-001 Cihaz Bakım Planı ve Takip Çizelgesi
PL LKYS 3.2.18-002 Cihaz Doğrulama Planı ve Takip Çizelgesi
PL LKYS 3.2.18-003 Cihaz Yerleşim Planı
PL LKYS 3.2.18-004 Bilgisayar ve Otomatik Cihazların Bakım Planı ve Takip Çizelgesi
PR LKYS 005 Cihaz Kullanım, Bakım ve Kalibrasyon Prosedürü
PR LKYS 009 Uygun Olmayan Deneyin Kontrolü Prosedürü
PR LKYS 004 Ölçüm Belirsizliği Prosedürü
TS CEN/TS 15675 Hava kalitesi - Sabit kaynak emisyonlarının ölçülmesi - EN ISO/IEC 17025: 2005’in dönemsel ölçme işlemlerine uygulanması standardı ILAC-G24 Ölçüm cihazlarının kalibrasyon aralıklarını belirlemeye yönelik rehber R10.12 Metrolojik İzlenebilirlik Rehberi
 
Tracking Criterion:

F3.2.19 Laboratuvar Cihazlarının Kalibrasyonu

Goal of the Activity: Müşteriye verilecek olan test analiz hizmetlerinde kullanılacak olan cihazların kalibrasyonları ve takibinin yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Uygulama ve Araştırma Merkezleri
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type

3.2.19.1           Kalibrasyon çalışması yapılacak cihazlar ve referans malzemelerin kalibrasyon planı, Laboratuvar Sorumlusu tarafından FR 3.2.19-005 Kalibrasyon Takip Formuna işlenir.

3.2.19.2           Kalibrasyonların takibi Laboratuvar Sorumlusu ve/veya görevlendirdikleri kişiler tarafından sağlanır.

3.2.19.3           Kalibrasyon tarihi geçmiş ve/veya performans testinde olumlu sonuç alınamayan cihazların kullanımı durdurulur ve kullanımının engellenmesi amacıyla kırmızı renkli ile ‘’HİZMET DIŞIDIR’’ etiketi ile işaretlenerek hizmet dışı bırakılır. Etiket üzerinde bırakılan boş alana hizmet dışı bırakılma sebebine kalibrasyon yazılır.

3.2.19.4           "Performans testinde olumlu sonuç alınamayan kullanım dışı bırakılan cihaz/ekipmanla daha önce yapılan tüm deneyler gözden geçirilir ve PR LKYS 009 Uygun Olmayan Deneyin Kontrolü Prosedürü uygulanır."

3.2.19.5           "Kalibrasyonu yapılacak cihaz ve referans malzeme için FR 3.06.1-09 Satın Alma Talep ve Kontrol Formu doldurulur."

3.2.19.6           Cihaz/ekipmanın kalibrasyon için laboratuvar dışına gönderilmesi durumunda FR 3.2.19-001 Cihaz/Referans Malzeme Girdi Çıktı Takip Formunda belirtilen evrak, aksesuar ve fonksiyon testleri kontrol edilerek gönderilir.

3.2.19.7           Kalibrasyondan dönen cihazların kalibrasyon sertifikalarında yer alan sapma ve belirsizlik değerleri, FR 3.2.19-001 Kalibrasyon Takip Formunda yer alan kabul kriterlerine göre Deney Sorumlusu tarafından kontrol edilir.

Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
FR 3.2.19-001 Kalibrasyon Takip Formu
PR LKYS 005 Cihaz Kullanım, Bakım ve Kalibrasyon Prosedürü
Tracking Criterion:

F3.2.21 Genel Temizlik İşleri Süreci

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
Bilgisayar, Fiziksel Ortam
Tracking Criterion:

F3.2.22 Atık Yönetimi

Goal of the Activity: Üniversite birimlerinde meydana gelen atıkların kontrollü olarak geri dönüşümü ve bertaraf edilmesi
Units in Which the Activity Is Carried Out: Bursa Uludağ Üniversitesi
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
Tracking Criterion:

F3.2.31 Taşınır Giriş İşlemleri

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
UDOS, Bilgisayar, Fiziksel Ortam
Tracking Criterion:

F3.2.32 Taşınır Çıkış İşlemleri (Tüketim/Kullanıma Verme)

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
FR 3.06.1_05 Büro Donanımlarına Yönelik Yatırım Talep Formu
UDOS, Bilgisayar
Tracking Criterion:

F3.2.33 Taşınır Çıkış İşlemleri

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
FR 3.02.3_08 İade Edilen Taşınır Teslim Tutanağı
 Bilgisayar
Tracking Criterion:

F3.2.34 Sayım İşlemleri

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
Bilgisayar, Fiziki Ortam
Tracking Criterion:

F3.2.35 Laboratuvar Cihazlarının Bakım ve Onarımı

Goal of the Activity: Kullanılan cihaz/ekipmanın bakım ve onarımının yapılması için Deney Sorumlusu tarafından PL 3.2.18-001 Cihaz Bakım Planı ve Takip Çizelgesi hazırlanır ve uygulanır.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bursa Uludağ Üniversitesi Görev Tanımları İç Kontrol Otomasyonunda Yer Almaktadır
Bilgisayar
Tracking Criterion: